只是個筆記本: 12月 2020

簡報Show and Tell

一、簡報的目的

簡報的目的：讓別人看到我們所看到的
要做到這點包含：娛樂+教育+說服+激勵=改變
所以我們發表報告、解說、推銷或故事，就是要讓觀眾從我們的觀點看事情

二、邊講邊秀的三個原則

1. 說真話，聽眾就會感動

說真話三個好處：連結聽眾、產生熱情、找到自信

2. 講故事，聽眾就會理解

講故事三個好處：使複雜概念清楚、令人難忘及共鳴

3. 抓眼球，聽眾就會明瞭

修圖片故事的好處：聽眾一眼就了解、能抓住聽眾的心、聽眾不覺得無聊

原則一、說真話

原則一第一點、真話分三個面向：

頭腦：「我認為這是真的」(理智上的事實)
心靈：「我相信這是真的」(情感上的事實)
資料：「事實告訴我這是真的」(實際上的事實)
並非所有的真話份量都相同，心靈的相信最難、其次是頭腦的相信、最簡單的事資料的相信
所以好的簡報分享新資料，傑出的簡報改變聽眾所知，讓人驚豔的簡報改變信念
所以在製作簡報時，我們要問自己的第一個問題是針對這個主題、面對這群聽眾和從自己的角度，我應該講述哪一種事實？要回答這個問題，我們可以用「桶子原則」

原則一第二點、桶子原則-所有的簡報都由三個要素組成

1. 構想：講者要分享的概念、心得、工具或規則
2. 講者：就是簡報者，我們擁有想要分享的東西
3. 聽眾：是簡報者想要分享構想的對象

這就是三個桶子，接著用真話將桶子填滿

1. 第一個桶子 = 構想

如果能暢所欲言毫不受限，「我到底想說什麼」？

2. 第二個桶子 = 講者

「我最希望聽眾記得我的哪個部分」？我分享這個構想時，我實際上是哪種人？高興難過？有信心沒信心？我是相信還是懷疑？

3. 第三個桶子 = 聽眾

聽我講述構想的人是誰？什麼可以打動他們？他們有什麼需求？
「如果我的簡報能在某方面改變他們，那會是什麼改變？」

以上三者彙整出來後，會有很多部分，第二個原則可以統整

原則二、用故事說真話

原則二第一點、成功簡報的故事架構

成功的簡報是架構在清楚的故事架構上，這是簡報的骨幹，它可以讓複雜的問題變得清晰
1. 他不會沒完沒了
2. 他不會混亂不清
3. 他不是隨機的

原則二第二點、簡報四大故事架構

而所有的簡報都可以用四種故事架構來製作：
1. 報告：傳達事實 (進度報告、專案檢討、財務最新資訊)

報告讓資料有生命，改變聽眾的資訊

2. 解說：傳授新見解或能力 (學術論文、課堂講課、烹飪節目)

解說顯示做法，改變聽眾的知識或能力

3. 推銷：建議新行動或解決方案 (工作面試、業務推銷、產品發表)

推銷幫助跨越障礙，改變聽眾的行動

4. 戲劇：啟發新信念或觀點 (畢業典禮演講、佈道會、TED演講)

戲劇讓人心碎，又再次復原。改變了聽眾的信念

雖然故事的架構不同，但有兩個共通點：

1. 有開頭有結尾：好的簡報會向前推進，不是停在原點
2. 結尾總比開頭更上層樓：好的簡報會向上提升，不會沒有啟動任何改變

所以令人驚豔的簡報就是，你能把聽眾帶到多遠和多高的地方
當你決定簡報的故事架構時，我們可以想，我們希望聽眾改變什麼，那就是我們要選擇的故事架構
故事都有骨幹，推進簡報內容，還有佐證骨幹的小故事，添加細節內容
這在管理顧問術語中，稱為「水平 — 垂直敘事架構」

這邊有更生動的說法，叫做PUMA
簡報P, presentation. 基本U, underlying. 訊息M, Message. 架構A, Architecture.

第一種故事架構：報告

報告是最常見也是最容易失敗的簡報型式。因為報告大部分都是說我們已經知道的事情，只增加一些我們不知道的資訊，基本上就是寫來消除驚喜或戲劇性。報告不是令人印象深刻或想採取行動的提案。

好的報告就是不只是事實，還提供見解，讓資料被記得，被聽眾重視。
可以使用六脈思考模式 (6-Mode Thinking)
何人/何事(ww)、何地(w)、何時(w)、多少(hw)、如何(h)、為何(w)

以下是六脈思考圓餅圖，最好使用「何人/何事」或「為何」起頭

1. 為何：了解我們為何在這裡？「為了達成共識」
2. 何人/何事：我們談論的主題是誰，內容什麼？「這些是我們的參與者。這些是要討論的事情」
3. 何地：他們位在何處？要往何處？
4. 何時：他們何時互動？「這是事情發生的時間」、「事情的來龍去脈是這樣的」
5. 如何：這事情如何發生？「這是每件事情相互影響」、「這是事情的前因後果」
6. 多少：數字是多少？「我們有幾位參與者」、「我們有幾件事情」、「有多少資金」

接下來返回「為何」，我們是否達到原始的目標？「接下來需要做什麼？」
報告的自我檢視成績單

1. 我們是說真實的故事嗎？
2. 我們增加了聽眾的資訊嗎？
3. 事實是可理解、有洞見、容易記得的嗎？

關於報告的一點想法

1. 有人說「挖，這簡報太棒了」那就是他們被改變了
2. 鮮少有人因為複誦事實而感到激勵
3. 把報告變成運動賽事播報
4. 盡可能更進一步加入另外的故事架構，讓簡報更精彩

第二種故事架構：解說

解說是要改變聽眾的知識和能力。解說就像樓梯，將聽眾理解提升到更高的層次
出色的解說，就是平順的帶聽眾更上一層樓

1. 每次一小步：從基礎開始，一次給一點新資訊。聽眾消化完，再餵進下一口新資訊
2. 每一步都直接推進到下一步：我們從這裡開始，然後再加上那個，接著在那個上面加進這個
3. 每一步都標明：一開始就告訴聽眾接下來報告的路徑，簡述每一步。每講一點就告訴大家說到了哪一步。到達目的地時，就擁有新能力

解說的自我檢視成績單

1. 我們說的是真實的故事嗎？
2. 我們增加了聽眾的知識或能力了嗎？
3. 新能力是否能夠直接了當到可以立刻練習，是否實際到可以立即應用？

關於解說的一點想法

1. 沒有無聊的主題，只有無聊的教學
2. 不論是說明什麼，解說流程的重點都是一樣的，三不五時用檢查點確認大家跟上進度
3. 如果能夠選擇，選擇解說的簡報型式會比報告好

第三種故事架構：推銷

目的是要改變聽眾的行動，要他們捐錢、買東西之類的
好的推銷簡報，首先要建立與聽眾的共同點，說明講者與聽眾都意識到的共同問題，然後提出解決方案。如果推銷有說服力，聽眾就會接受我們的想法，採取我們建議的行動。
過去推銷：老派硬式推銷

推銷視為雙方對立的主張，只有一方能贏。當問題很多，解決方法有限時，硬式推銷行的通。結束後，總有一方因為受挫而鬱悶。
現在推銷：新派軟式推銷

因為買賣雙方都有非常多的選擇，需要相互合作。軟式推銷買賣雙方在同一陣線，相互合作以達到最高的共同利益。結束後每人感覺都良好。

推銷的自我檢視成績單

1. 我們所說的是真實的故事嗎？
2. 我們改變了聽眾的行動嗎？
3. 新行動讓聽眾與我們同時都受益嗎？

關於推銷的一點想法

1. 軟式推銷的關鍵，是建立與聽眾的共同基礎
2. 所有簡報都是在賣，唯有推銷簡報將銷售放在最重要的位置

第四種故事架構：戲劇

大部分會議的專題演說、教堂佈道、TED，都是要改變聽眾的信念：協助餐與者以不同的方式看世界，成為更好的人，或更有同理心或對事情更了解

要使用英雄的旅程，並且以一個簡單的圖形來說明

所以戲劇可以依照下列路線走

戲劇的自我檢視成績單

1. 我們說的是真實的故事嗎？
2. 我們改變或加強聽眾的信念嗎？
3. 聽眾會回想起、能體會這些信念嗎？0

關於戲劇的一些最終想法

1. 在其他故事架構中增加一點戲劇，一向是個好方法
2. 沒有一種簡報比戲劇更有力量

故事架構其他重點
不論選擇哪種故事架構，都是連接我們與聽眾經驗的軸線；故事架構強，但可能中間斷裂，那我們就會失去聽眾，所以要避免

1. 故事架構太複雜 (打結)
2. 故事架構鬆散無力 (太鬆散)
3. 故事中斷 (架構失去連續性)

為了保持投影片緊湊，每一張投影片只談一個構想
任何打斷連貫性的投影片，就是不好的投影片 (例如試圖解釋多個概念的投影片)
如果構想太複雜，無法以一張說明，那就拆解開來，以多張投影片整合說明 (p.174)

原則3：秀圖片說故事
我們最喜歡看圖片，頭腦喜歡有趣的東西，這樣可以讓大腦永遠專注
說明任何故事，只需要六種圖像

下圖從左上對應到右下的順序是，何人/何事、多少、何處、何時、如何、為何

我們可以善用六脈思考的方式，將我們故事架構所寫的主要概念文字轉變成圖
一般從何人/何事開始畫，順著六脈沒式思考圓餅圖邊畫邊想，再回到最上方時，就可以有簡報所需的每一張圖片。

話術

哲學→禮貌→

業務

讓客戶無法拒絕的狀態下賣給他
話導的藝術

讓客戶自己相信，自己發現商品的好處，而不用跟客戶說"意下如何"

接觸客戶

有精神，禮貌(問早，不要站著談生意，坐下再說)
把商品的優點加入對話，只有在提問的時候可以結束一段對話
斷話約訪是成功取得會面的機會

建立人際關係(賣商品前，先賣給自己)

找出對方關心/自豪的話題
對方感到快樂就是滿足他"受重視"的需求，可留意裝飾品或四周
對客戶感興趣的東西發問比直接讚美好
善聞:針對對方談話，提出契合的問題，引導對方說下去
持續發問:最有效用的複合方法，就是"複誦"

(把價格留到最後再問)

成功者喜歡說自己成功的事

傳達必要性

讓客戶自己發現產品的必要性，使用的好處跟不使用的壞處。所以提出問題讓客戶感到快樂與恐懼
掌握商品的好壞，優缺點，把一些用的到的數據，寫在本子裡，方便談話時用
在客戶了解商品前，不可拿出目錄

說明商品

不是單純向客戶說明事實，而是告訴他使用這個產品有什麼"意義"
如果客戶以了解必要性在說明商品前可以說"我們現場看，有喜歡，請立刻決定"

成交試探

不可以問"意下如何"
"'讓客戶以購買為前提，進行二選一抉擇"

付款方式，而不是要與不要

如果覺得好就早下決定，重點在"如果"

成交收尾

要投注更多的熱情，展現慷慨激勵的態度

別把客戶抗拒當真

萬事都有積極面和消極面，因此只要化解消極面即可，"化解抗拒的必然"

沒有錢-謙虛而已
算便宜一點-轉話題
我們跟別家買-我們東西不輸人
...

如果客戶一直殺價，可以提供一些贈品

我們所做的一切都是為了客戶，送贈品也是為了著個信念

在客戶抗拒前，分析客戶積極面和消極面，然後化解消極面

YES/BUT法(你說的對，但是)

即在說出自己意見之前，先認同對方話(觀點)，然後在禿顯對方的消極面和我方的積極面
→找到對方話中的積極面，開口"肯定"，然後再提出你的"但是"

當商品有缺陷時，可以先發制人，提前化解掉可預料的抗拒
再問私人問題時，必須加上"冒昧請教"
常用 "一下" 和 "阿" →可以聽我說一下嗎?

不可太過拘謹

在保持禮貌的前提下要維持融洽的氣氛，呈現親和力

與人維持良好關係的關鍵，在於是否為對方著想，對方是否為你著想

積極面思考，注意對方的有點，不要看缺點

主管在指導部屬時，要抱持同理心和體貼心，就能獲得部屬信任，替部屬想程度大於自己

你說的理所當然，做的理所當然，即暗示對方這是理所當然的，對方就會依循你的意思行動。

我知道一家很棒的店

(O) 一起去吧!
(X)要不要一起去.

餐巾紙的背後

作者丹．羅姆 (Dan Roam) 曾提出一套視覺化思考與溝通方法，稱之為「SQVID」。

SQVID 由五個元素組成：簡單（Simple）、質量（Quality）、想法（Vision）、個體（Individual）和變化（Delta / change）。如圖所示，每個元素都有其對應的另一端。

依自己想表達的事物，選用10種情境來描繪，可呈現不同的結果。如以蘋果為例，說明如下：

簡單：一顆蘋果。　　　　精細：數棵結滿蘋果的樹。
質量：渾圓有光澤。　　　數量：蘋果所含成分。
想法：熱蘋果派。　　　　做法：蘋果派製作步驟。
個體：蘋果切片。　　　　比較：與草莓、香蕉等相比。
變化：吃光果肉的蘋果。　現狀：蘋果的種子。

視覺思考的4個步驟：

(1) 觀看(Look)：蒐集+過濾

1. 盡量蒐集眼前一切資訊。
2. 把東西攤開，這樣才能看得明白。

(2) 觀察(See)：選擇+歸類

1. 建立資訊的基本座標：6W

看到為何物(Who/What)。
看到物件數量(How much)。
看到物件在空間中的位置(Where)。
看到時間的推移(When)。
看到前因後果(How)。
對原因有所掌握(Why)。
Who/What + How much + Where + When = How。
Who/What + How much + Where + When + How = Why。

2. 練習視覺分類：

趨近性(位置接近)、顏色、大小、方位(角度)、方向、形狀、明暗。

(3) 設想(Imagine)：看到沒有出現的東西

1. 想法的分類系統架構：SQVID

S：簡單(Simple) <-> 精細(Elaborate)
Q：質(Quality) <-> 量(Quantity)
V：想法(Vision) <-> 做法(Execution)
I：個別(Individual) <-> 比較(Comparason)
D：變化(Delta) <-> 現狀(Status quo)

2. 理性 vs. 感性：

左半邊偏右腦思考(感性)，右半邊偏左腦思考(理性)。
在與對方溝通時，可以針對對方屬性選擇圖形的種類。

3. SQVID按部就班來

Step 1：取一張紙。畫個圓圈，寫上主題。
Step 2：取五張紙。在每張紙上各針對SQVID不同面向，畫上你的想法。

(4) 展示(Show)：清楚呈現你的想法

1. 外觀圖(+屬性表)：Who/What，由物體本身的物理特徵決定。
2. 條型圖/餅狀圖：How much，物體的相對數量。
3. 地圖/架構圖：Where，物體在空間的位置。
4. 時程圖：When，物體在時間的位置。
5. 流程圖：How，物體彼此間的作用。
6. 多重變數圖：Why，包含兩種以上的情況。

可結合SQVID畫出不同風貌的圖。

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